Inilah Macam-Macam Tugas Administrasi Perkantoran

Dalam suatu perusahaan, tugas masing-masing staff di kantor itu berbeda satu dengan yang lainnya sesuai dengan divisi dan jabatan masing-masing. Mulai dari manajer, sekretaris, akuntan, HRD, R & D staff, admin dan masih banyak lagi.

Berbagai Tugas Administrasi Perkantoran

Walau sudah sering mendengar profesi ini, namun kami yakin masih banyak yang tidak tahu terkait tugas dan tanggungjawab dari para pekerja administrasi perkantoran. Nah, untuk itu, berikut akan kami bagikan informasi mengenai hal tersebut, apa saja tugas administrasi perkantoran dan tanggungjawabnya:

  1. Menerima dan Menjawab Telepon.

Biasanya seorang admin kantor akan menerima panggilan telepon dari pihak lain setelah diteruskan oleh resepsionis atau bagian Front Office (FO). Dari sinilah, kemampuan berkomunikasi seorang staff administrasi perkantoran diuji. Alam skala perkantoran yang kecil dan menengah, biasanya staff admin memang bertugas menerima telepon. Sedangkan di perusahaan besar, staff administrasi perkantoran juga merangkap sebagai Customer Service (CS).

Tugas Administrasi Perkantoran

Tugas Administrasi Perkantoran

Saat menerima telepon, staff administrasi perkantoran wajib menghapal atau mencatat pada memo jika memang diperlukan demikian. Namun jika tidak, cukup dijawab dengan ramah saja.

  1. Membuat Agenda Kantor

Tidak semua perusahaan memiliki sekretaris, khususnya di perusahaan kecil. Jadi biasanya staf administrasi perkantoran lah yang merangkap sebagai sekretaris. Sehingga apabila ada relasi dari luar yang akan bertemu dengan divisi lain atau bahkan pimpinan langsung, maka tugas administrasi perkantoran adalah untuk menyiapkan agenda jadwal pertemuan (appointment), kemudian meneruskannya pada pimpinan dan relasi.

  1. Entry Data Perusahaan.

Boleh dibilang, melakukan input dan pengolahan data (entry data) merupakan tugas administrasi perkantoran yang paling utama. Mulai dari data transaksi dari klien, data-data konsumen, dan sebagainya sebelum diteruskan ke bagian akuntan. Di beberapa perusahaan kadang malah admin bertindak sebagai akuntan pula.

Baca juga : Tips Agar Bisa Bekerja di Bawah Tekanan dengan Sepenuh Hati

Namun untuk tugas yang satu ini, biasanya Anda tidak sendiri sebab jika perusahaan sudah memiliki beberapa divisi misalnya divisi warehouse atau gudang, tugas admin hanyalah melakukan rekap data yang sudah dikumpulkan oleh divisi lain di kantor.

  1. Arsip Data.

Arsip data ada 2 macam, arsip data fisik dan elektronik. Arsip data fisik misalnya berupa bukti transaksi pembayaran seperti kwitansi, faktur, struk dan sebagainya, surat jalan, laporan harian, faktur pajak dan sebagainya yang  biasanya disimpan dalam wadah khusus kemudian ditempatkan di ruangan khusus arsip pula sebagai data perusahaan.

Sedangkan arsip data elektronik sudah pasti file-file yang ada di dalam komputer hasil dari tugas administrasi perkantoran setelah melakukan entry data. Nah disini kemampuan arsip data seorang administrasi perkantoran akan diuji, mulai dari menggunakan map, ordner, perforator, stapler, dan masih banyak lagi.

  1. Keahlian Lainnya.

Jika seorang lulusan administrasi perkantoran memiliki keahlian lain di luar yang sudah disebutkan sebelumnya, semisal saja menguasai Corel Draw, Photoshop, atau program lain di luar Microsoft Office maka hal tersebut bisa menjadi nilai plus bagi seorang admin kantor.

Bahkan tak jarang pula, seorang admin kantor bertugas merangkap sebagai kasir atau bagian Front Office (FO), terutama jika ada kekosongan di bagian tersebut. Jadi boleh dibilang, seorang admin kantor harus serba-bisa.

Baca juga : Tips Bagi PNS Agar Mendapat Kenaikan Pangkat dengan Cepat

Itulah tugas-tugas pekerja administrasi perkantoran. Oleh sebab itu, tidak semua lulusan SMA/SMK maupun diploma/sarjana benar-benar bisa melakukan tugas administrasi perkantoran dengan baik. Kecuali jika memang mengikuti jurusan tersebut (administrasi perkantoran) atau sudah berpengalaman. Namun hal tersebut tidak selamanya jadi patokan, ada juga perusahaan yang mengijinkan calon staff admin kantor untuk belajar selama masa training berlangsung.

Leave a Reply